「初めての年末調整、正直なにから手をつければいいか分からない…」
「税理士から書類を渡されたけど、従業員にどう説明すればいいの？」

会社を設立して初めて迎える年末、あるいは従業員を雇って初めての冬。
多くの経営者様が「年末調整」という壁にぶつかります。

「ただの税金の計算でしょ？」と軽く考えていると、後から従業員とのトラブルや税務署からの指摘に発展しかねない、実はとても重要な業務です。
この記事では、福岡市中央区で多くのスタートアップ・中小企業を支援する武久税理士事務所が「そもそも年末調整とは何なのか？」という基本から、初心者が陥りやすいミスとリスク、そしてスムーズに乗り切るためのコツを、専門用語を使わずにわかりやすく解説します。

【30秒でわかる】そもそも「年末調整」ってなに？

一言でいうと、「給与から天引きしすぎた（または足りなかった）税金の精算」です。

会社員（従業員）の毎月の給与からは「所得税」が天引きされていますが、実はこの金額は「概算（だいたいの金額）」です。
生命保険料の控除や、扶養家族の増減などは、毎月の給与計算には反映されていません。

そのため、1年の終わり（12月）に正しい年収が確定した時点で、

• 本来払うべき税金（確定額）
• 毎月天引きしていた税金（概算額の合計）

この2つを比較し、「払いすぎていたら返す（還付）」「足りなければ追加で徴収する」という手続きを行います。
これが年末調整です。
会社にとっては、従業員に代わって正しい税金を計算・納税する義務があります。

初めてだとやりがち！年末調整の失敗が招く3つのリスク

「計算ソフトがあるから大丈夫」と思っていませんか？
実は、ソフトに入力する前の「情報収集」や「確認」でミスが起きやすく、それが意外なリスクにつながります。

① 従業員からの「信用」を失う（これが一番怖いです）

「社長、私の還付金、計算間違ってませんか？」
もし従業員からこう言われたとき、あなたは正しく説明できますか？

年末調整の結果は、従業員の「12月の手取り額」に直結します。
もし計算ミスで返ってくるはずのお金が少なかったり、逆に多く取りすぎてしまったりすると、「この会社、給与計算もまともにできないのか…」と、従業員は大きな不安を感じます。
お金のミスは、そのまま会社への不信感に直結してしまうのです。

② 会社が「身銭」を切ることになるペナルティ

もし計算ミスで税金を少なく納めてしまった場合、後日の税務署の調査で不足分を指摘されます。
このとき、すでに退職している従業員の分などは本人から回収できず、会社が自腹で不足分を支払うケースも少なくありません。
さらに、本来払う必要のない「延滞税」などの罰金も科せられる可能性があります。

③ 年始の「本業」がストップする

年末調整のミスが1月に発覚すると、悲惨です。
すべての計算をやり直し、役所への提出書類も作り直し、従業員への源泉徴収票も再発行…。
新しい年のスタートダッシュを切りたい重要な時期に、社長や経理担当者がバックオフィス業務に忙殺され、本業が手につかなくなる。
これが経営にとって最大のリスクかもしれません。

初めてでも慌てない！スムーズに終わらせる「3つの準備」

トラブルを防ぐために最も大切なのは、計算そのものではなく、事前の「段取り」です。

準備1：11月中に「いつまでに・何を出して」と宣言する

従業員に「書類書いておいてね」と渡すだけでは不十分です。
ギリギリになって「書き方が分からない」「証明書が見当たらない」と言われるのがオチです。

• 提出期限（例：11月30日まで）
• 必要な添付書類（保険料控除証明書など）

これらを11月上旬には明確に伝え、「遅れると12月の給与で税金の精算ができなくなります（自分で確定申告することになります）」と、ルールを周知しましょう。

準備2：今年の「大きな変更点」を確認する

税金のルールは毎年変わります。
特に今年は「年収の壁」対策などで、基礎控除などの金額や、扶養控除（特定親族特別控除など）のルールが大きく変わっています。
に伴い、従業員に書いてもらう書類（申告書）の様式も大幅に変更されています。

「去年と同じ書き方でいいや」と思っていると、古い用紙を使ってしまったり、計算ミスが多発したりします。
必ず最新の様式とルールを確認しましょう。
（※昨年の「定額減税」はありませんのでご注意ください）

準備3：従業員向けの「記入例」を用意する

申告書の様式が変わった今年は、従業員からの質問が増えることが予想されます。
「どこに何を書けばいいの？」という質問攻めに合わないよう、最新の「記入例（見本）」や「チェックリスト」を一緒に渡してあげましょう。
これがあるだけで、書類の不備や書き直しが激減します。

「正直、面倒くさい…」と思ったら？プロに頼るメリット

ここまで読んで「難しそうだな」「本業が忙しくて手が回らないな」と感じた方は、無理をせず税理士に任せることを検討してください。
特に創業期は、社長のリソース（時間）が最も貴重な資源です。

① 「正解」を調べる時間を節約できる

「この保険料は控除できる？」「この扶養家族は対象？」といった個別の疑問を、いちいちネットで調べる時間は膨大です。
プロに任せれば、丸投げでOKです。

② 法改正のミスをゼロにできる

今年のような大幅な改正も、プロなら完璧に対応します。
後から税務署に指摘されるリスクをゼロにできます。

③ マイナンバーの管理も安心

年末調整では、従業員やその家族の「マイナンバー」を扱います。
万が一社内で紛失したら大問題です。
セキュリティのしっかりした税理士事務所に預けてしまえば、情報漏洩のリスク管理も安心です。

まとめ：最初の年末調整こそ、確実にクリアしましょう

年末調整は、会社と従業員の信頼関係を守るための大切なイベントです。
ミスをして慌てるよりも、早めの準備でスムーズに乗り切り、気持ちよく新年を迎えましょう。

• 「初めてで何もわからない」
• 「従業員が増えて、自社でやるのが限界」
• 「今年の改正内容がよく分からない」

このようなお悩みをお持ちの福岡市の経営者様は、ぜひ一度ご相談ください。